DATA PRIVACY
DATENSCHUTZ

OUR ADDRESS

HAMMERSTEINER STR. 50
79400 KANDERN
GERMANY

GIVE US A CALL

+49 (0)7626 91610

The privacy notice below provides information about how we process personal data. Please click the heading and read it carefully. If you have questions regarding your personal data or its use, please contact the Data Protection Officer by email on dataprotection@bfacademy.de; by telephone on +49 (0)7626 9161 625; or by post at Black Forest Academy, Hammerstein Str. 50, 79400 Kandern, Germany.

Privacy Notices

1. Introduction 

Black Forest Academy e.V. (BFA) is a registered charity. Our registered charity number at the Amtsgericht Freiburg im Breisgau is VR 410216. We take our responsibilities as a data controller seriously and are committed to using the personal data we hold in accordance with the law.

This privacy notice briefly explains how we handle personal data for two specific groups: in section 3 for students and parents; and in section 4 for staff, applicants and volunteers. You will find comprehensive information in our Privacy Policy under this link, which includes further groups including website and social media users, alumni, donors and members.

Please read our Privacy Notices carefully and, if you have questions regarding your personal data or its use, please contact our Data Protection Officer by email on DPO@bfacademy.de; by telephone on +49 (0)7626 9161-625; or by post at Data Protection Officer, Black Forest Academy, Hammersteiner Str. 50, 79400 Kandern, Germany.

2. What is “personal data”?

Personal data is information that the school holds about you and which identifies you. This includes information such as your name, date of birth and address, as well as things like exam results, medical details and behavior records. The school may also record your religion or ethnic group. Closed Circuit TV (CCTV),  photos and video recordings of you are also personal data.

3. For students and parents

3.1. Why does the school collect and use personal information of students and parents?
We process personal data in order to fulfill our task of providing a quality, international Christian education that equips its students to influence their world through biblical thought, character, and action. We process personal data for the following reasons. 

Admissions: Our application process is designed to lay the groundwork for an effective partnership between BFA, parents, and students. A key goal is getting to know your family and for your family to have the opportunity to get to know us. We want to make sure, as much as we can, that there is a good “fit” between who we are as a school and what we can provide, and your family expectations and student needs. 

Student Learning: We offer an international, English-language, college-preparatory program, which leads to a fully-accredited U.S. high school diploma. Our academic program involves processing personal data for scheduling classes, recording attendance and academic grades, administering AP exams, organizing field trips, selecting students for membership of the National Honor Society, as well as providing career guidance, academic support, library and school bus services. 

Student Life: We desire a community where students are surrounded by staff and peers who build them up and give them courage to try something new. We process personal data in order to allow students to participate in the following co-curricular activities: athletics, music and the arts, student council events, chapel, spiritual emphasis week, service project trips, retreats, refugee ministry, worship teams, Asian care, small groups and mentoring. We also process personal data in order to provide counseling and health services to students, and to conduct our safeguarding policy. 

Residence Life: Our boarding program is made up of students in Grades 9-12. We work hard to create a home-like atmosphere that is safe, constructive, and a place where students can thrive academically, spiritually, and socially. We process personal data in order to communicate with parents, obtain residence permits, make travel plans, order meals, care for students’ health, monitor academic performance, schedule cleaning duties and administer corrective/disciplinary/incident procedures. 

People Services, Operations and External Affairs: We process personal data in order to manage exemption from compulsory German schooling, provide physical and online security, administer the school’s finances, allow virtual participation in school events, promote the school, and to conduct fundraising and research on the school’s development and impact. 

Legal obligations and emergencies: We occasionally process personal information when we are legally obliged to do so or when it is in someone’s vital interest to do so.  For example, to report a concern about a student’s well being to a local authority, to identify them to the police or in the context of a medical emergency.

3.2. What types of personal data of students and parents do we process?

Contact details

  • First and last names, address, telephone number, email address, customer ID 

Academic and social progress records, athletics information

  • Grades, absences and notes on social competencies
    • We also process academic reports received from previous schools
  • Participation in athletic events and personal records/marks/accomplishments

Passport/residence card information

  • Date of birth, place of birth, nationality, passport/residence card numbers, issue and expiration dates, gender, eye color, height, biometric photograph, signature

Health information 

  • Records of immunization, allergies, health conditions, illness, disability/impairments, prescription medications, sports examination results, notes from visits to the health office and medical bills. 

Photos, videos and audio

  • Portrait photographs, images, CCTV footage and video/audio footage from school and co-curricular activities. 

Other sensitive personal data

  • Family information that is relevant to a child’s welfare and happiness
  • Parental permission for middle school students to borrow library books with mature content
  • Faith/worldview/religious beliefs that are relevant to the school’s purpose and admissions process
  • IP addresses and associated internet use in order to monitor safe usage
  • Quotes and photographs gathered by the journalism and yearbook classes for printing in the student newspaper and yearbook 
  • Personal information about students obtained in personality assessments (for the Guidance Department)
  • Personal information submitted by a student about his/her plans/ambitions and comments submitted by teachers or other school staff that are read out at graduation. 
  • Details disclosed in counseling and information relevant to implementing our Safeguarding Policy (held in strictest confidence)
  • Travel itineraries
  • In cases where parents are applying to join BFA as staff, the status of their job application.

4. For staff, applicants and volunteers
4.1. Why does the school collect and use personal information of staff, applicants and volunteers?

We process personal data in order to fulfill our task of providing a quality, international Christian education that equips its students to influence their world through biblical thought, character, and action. We process personal data for the following reasons. 

Mobilization: Our application process is designed to lay the groundwork for an effective partnership between BFA and its staff members and volunteers. A key goal is getting to know you and for you to have the opportunity to get to know us. We process personal data in order to make sure, as much as we can, that there is a good “fit” between who we are as a school and what we can provide, and your ministry and career expectations. 

Human Resources: We support the staff so the staff can serve students and their families. As transformation is one of our core values, it matters who you are becoming while serving at BFA. We desire to see you encouraged, resourced, and supported in your work and therefore increase the health and longevity of your BFA experience. We process personal data in order to:

  • Attend to your concerns in regard to health, safety, and employment/volunteering  matters.
  • Assist you in obtaining and maintaining adequate housing arrangements.
  • Act as a resource center to assist you with living and working in Germany.
  • Assist you through the transition process of entering and exiting, or volunteering at, BFA.
  • Facilitate your appraisal process around regular communication with supervisors.
  • Support your work and residence permit applications. 

People Services, Operations and External Affairs: We process personal data in order to provide physical and online security, administer the school’s finances/payroll system, allow virtual participation in school events, promote the school, and to conduct fundraising and research on the school’s development and impact. 

Legal obligations and emergencies: We occasionally process personal information when we are legally obliged to do so or when it is in someone’s vital interest to do so. For example, to identify them to the police or in the context of a medical emergency.

4.2. What types of personal data of staff, applicants and volunteers do we process?

Contact details

  • First and last names, address, telephone number, email address

Qualifications, resume details and background checks

  • Information provided to us in application forms, resumes and confidential reference forms 
    • We also process data provided by sending agencies 
    • Results of criminal background checks that are legally required for people who work near minors

Passport/residence card information

  • Date of birth, place of birth, nationality, passport/residence card numbers, issue and expiration dates, gender, eye color, height, biometric photograph, signature

Health information 

  • Compliance with the Measles Protection Act as required by law. 

Photos, videos and audio

  • Portrait photographs, images, CCTV footage and video/audio footage from school and co-curricular activities. 

Other sensitive personal data

  • Family information that is relevant to your family’s welfare and happiness when living in a cross cultural context
  • Faith/worldview/religious beliefs that are relevant to the school’s purpose and mobilization process
  • IP addresses and associated internet use in order to monitor safe usage
  • Quotes and photographs gathered by the journalism and yearbook classes for printing in the student newspaper and yearbook 
  • Details and information relevant to implementing our Safeguarding Policy (held in strictest confidence)
  • Travel itineraries
  • In cases where an applicant’s child is applying to join BFA as a student, the status of their student’s admissions application.

5. Lawful bases for processing personal data
We process your personal data for the above purposes because:

  • it is necessary for the performance of a contract (e.g. a school contract, or an employment contract) or in order to or to prepare for one at your request;
  • it is necessary for our compliance with our legal obligations. In this respect, we may use personal data to exercise or perform any right or obligation conferred or imposed by law in connection with employment; and/or for the prevention and detection of crime, and in order to assist with investigations (including criminal investigations) carried out by the police and other competent authorities;
  • it is necessary for our or a third party’s legitimate interests. Our “legitimate interests” include our interests in providing the best education possible to our students, fostering relationships with those in the school community including, and our interests in managing and operating the school to the highest standards;
  • it is necessary to protect an individual’s vital interests (in certain limited circumstances, for example where a pupil has a life-threatening accident or illness while at school and we have to process their personal data in order to ensure they receive prompt and appropriate medical attention);
  • it is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims;
  • it is necessary for reasons of substantial public interest, including safeguarding purposes;
  • it is necessary for medical purposes, including medical diagnosis and the provision of health care or treatment for students, managing related health care systems, and/or for assessing the working capacity of staff;
  • it is necessary for archiving, research or statistical purposes;
  • we have an individual’s specific or, where necessary, explicit consent to do so.

6. How do we collect, handle, share and retain personal data?
Data is generally collected directly from the individual concerned (or in the case of students, from their parents) and stored in digital or hard copy formats. In some cases, we collect data from third parties (for example, previous schools or referees). 

We use technical and organizational security measures to protect personal data against accidental or unlawful destruction, loss, or alteration as well as unauthorized disclosure or access. We do not make any decisions on the basis of “fully automated” processing of personal data. 

Some of our systems are provided by third parties, e.g. OpenApply, Google Workspace for Education, PowerSchool and Planning Center. See our full Privacy Policy under this link for more details.

Personal data is generally deleted when it is no longer required for the purposes for which it was collected or otherwise processed. This does not apply if we are obliged to store the data for a longer period due to retention obligations under tax or commercial law (in accordance with the German Commercial Code (HGB), German Criminal Code (StGB) or German Fiscal Code (AO)). 

If you have not given your consent but remain in active contact with us, we will store and process existing data required for the new purpose in question. Staying in active contact with us means that you continue to accept our services (enrollment, receiving newsletters, publications and invitations to special events), have personal contact with us and/or support us as a donor and/or friend. In such cases, the deletion period for certain data will only be applied if you are no longer actively in contact with us.

We retain personal data only for legitimate purposes, relying on one or more of the lawful bases as set out above, and only for so long as necessary for those purposes, or as required by law.
7. What rights do you have about your personal data?
You have various rights under the General Data Protection Regulation. Details of these rights can be found mainly in Articles 15 to 18 and Article 21. 

Right of access – You can obtain information about the personal data we process. 

Right to rectification – If the data we have concerning you is not accurate, or is no longer accurate, you have the right to demand that the data be rectified. 

Right to erasure – You have the right to demand that your personal data be erased. Your right to erasure is dependent on,  among other things, whether we still require data concerning you in order to fulfill our contract or statutory tasks (see point 7 above).

Right to restriction of processing – You have the right to demand a restriction of processing of personal data concerning you. The restriction  does not preclude processing of the data if there is an important public interest connected to the processing. 

Right to withdrawal of consent – You have the right to withdraw your consent at any time. An e-mail to us is sufficient to ensure that the data processing that was based on your consent (e.g. publication of photos) will no longer be continued in future. 

Right to object – You have the right to object to our processing of your data on the basis of legitimate interests (GDPR Art. 6.1.f), provided that it concerns direct advertising or there are reasons arising from your particular situation. 

Right to lodge a complaint – If you feel that we have not complied with your request, or have not complied with it fully, you can lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority, The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information Baden-Württemberg (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart. Website: www.lfdi-bw.de).  

General notes on these rights – We will generally respond within a month of receiving your request. In the event that we need longer  than a month to definitively clarify the matter, you will receive an interim response. 
8. Where can you find more information?
You can find further information here:

Datenschutzhinweise 

1. Einleitung 

Die Black Forest Academy e.V. (BFA) ist ein eingetragener gemeinnütziger Verein. Unsere Registrierungsnummer beim Amtsgericht Freiburg im Breisgau lautet VR 410216. Wir nehmen unsere Verantwortung als Datenverantwortlicher ernst und verpflichten uns, die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zu verwenden. 

Diese Datenschutzerklärung erläutert kurz, wie wir mit personenbezogenen Daten für zwei bestimmte Gruppen umgehen: in Abschnitt 3 für Schüler und Eltern und in Abschnitt 4 für Mitarbeiter, Bewerber und Freiwillige. Umfassende Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter diesem Link, die weitere Gruppen wie Website- und Social-Media-Nutzer, Alumni, Spender und Mitglieder umfasst.

Bitte lesen Sie unsere Datenschutzhinweise sorgfältig durch. Wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten oder deren Verwendung haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an DPO@bfacademy.de, telefonisch unter +49 (0)7626 9161-625 oder per Post an den Datenschutzbeauftragten, Black Forest Academy, Hammersteiner Str. 50, 79400 Kandern, Deutschland.

2. Was sind „personenbezogene Daten“? 

Personenbezogene Daten sind Informationen, die die Schule über Sie gespeichert hat und anhand derer Sie identifiziert werden können. Dazu gehören Informationen wie Ihr Name, Ihr Geburtsdatum und Ihre Adresse sowie Angaben zu Prüfungsergebnissen, medizinischen Daten und zu Ihrem Verhalten. Die Schule kann auch Ihre Religionszugehörigkeit oder ethnische Zugehörigkeit erfassen. Aufnahmen von Überwachungskameras (CCTV), Fotos und Videoaufnahmen von Ihnen gelten ebenfalls als personenbezogene Daten.

3. Für Schülerinnen und Schüler und Eltern 

3.1. Warum sammelt und verwendet die Schule personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie Eltern?
We process personal data in order to fulfill our task of providing a quality, international Christian education that equips its students to influence their world through biblical thought, character, and action. We process personal data for the following reasons. 

Aufnahmeverfahren: Unser Bewerbungsverfahren soll die Grundlage für eine effektive Partnerschaft zwischen der BFA, den Eltern und den Schülern schaffen. Ein wichtiges Ziel ist es, Ihre Familie kennenzulernen und Ihrer Familie die Möglichkeit zu geben, uns kennenzulernen. Wir möchten so weit wie möglich sicherstellen, dass unsere Schule und unser Angebot gut zu den Erwartungen Ihrer Familie und den Bedürfnissen Ihres Kindes passen.  

Student Learning: Wir bieten ein internationales, englischsprachiges College-Vorbereitungsprogramm an, das zu einem vollständig anerkannten US-amerikanischen Highschool-Abschluss führt. Unser akademisches Programm umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Stundenplanerstellung, die Erfassung von Anwesenheits- und Notendaten, die Durchführung von AP-Prüfungen, die Organisation von Exkursionen, die Auswahl von Schülern für die Mitgliedschaft in der National Honor Society sowie die Bereitstellung von Berufsberatung, akademischer Unterstützung, Bibliotheks- und Schulbusdiensten.

Student Life: Wir wünschen uns eine Gemeinschaft, in der die Schüler von Mitarbeitern und Mitschülern umgeben sind, die sie fördern und ihnen Mut machen, Neues auszuprobieren. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Schülern die Teilnahme an folgenden außerschulischen Aktivitäten zu ermöglichen: Leichtathletik, Musik und Kunst, Veranstaltungen der Schülervertretung, Andachten, geistliche Themenwoche, Dienstprojekte, Retreats, Flüchtlingsarbeit, Lobpreis-Teams, asiatische Seelsorge, Kleingruppen und Mentoring. Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch, um Schülern Beratung und Gesundheitsdienste anzubieten und unsere Schutzrichtlinien umzusetzen. 

Residence Life: Unser Internatsprogramm richtet sich an Schüler der Klassen 9 bis 12. Wir bemühen uns sehr, eine heimische Atmosphäre zu schaffen, die sicher und konstruktiv ist und in der die Schüler sich akademisch, geistlich und sozial entfalten können. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um mit den Eltern zu kommunizieren, Aufenthaltsgenehmigungen zu erhalten, Reisepläne zu erstellen, Mahlzeiten zu bestellen, für die Gesundheit der Schüler zu sorgen, die schulischen Leistungen zu überwachen, Putzdienste zu planen und Korrektur-/Disziplinar-/Unfallmaßnahmen zu verwalten. 

People Services, Operations and External Affairs: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Befreiung von der deutschen Schulpflicht zu organisieren, physische und Online-Sicherheit zu gewährleisten, die Finanzen der Schule zu verwalten, die virtuelle Teilnahme an Schulveranstaltungen zu ermöglichen, für die Schule zu werben und Spendenaktionen sowie Forschung zur Entwicklung und Wirkung der Schule durchzuführen. 

Rechtliche Verpflichtungen und Notfälle: Wir verarbeiten personenbezogene Daten gelegentlich, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn dies im lebenswichtigen Interesse einer Person liegt.  Beispielsweise, um einer lokalen Behörde Bedenken hinsichtlich des Wohlergehens eines Schülers zu melden, um ihn gegenüber der Polizei zu identifizieren oder im Rahmen eines medizinischen Notfalls.

3.2. Welche Arten von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie Eltern verarbeiten wir?

Kontaktangaben

  • Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kundennummer 

Akademische und soziale Fortschrittsberichte, Informationen zum Sport

  • Noten, Abwesenheiten und Notizen zu sozialen Kompetenzen
    • Wir bearbeiten auch akademische Zeugnisse, die wir von vorherigen Schulen erhalten haben
  • Teilnahme an Sportveranstaltungen und persönliche Rekorde/Ergebnisse/Leistungen

Informationen zum Reisepass/zur Aufenthaltserlaubnis

  • Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Pass-/Residenzkartennummern, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Geschlecht, Augenfarbe, Größe, biometrisches Foto, Unterschrift.

Gesundheitsinformationen 

  • Aufzeichnungen über Impfungen, Allergien, Gesundheitszustand, Krankheiten, Behinderungen/Beeinträchtigungen, verschreibungspflichtige Medikamente, Ergebnisse von Sportuntersuchungen, Notizen von Besuchen im Gesundheitsamt und Arztrechnungen. 

Fotos, Videos und Tonaufnahmen

  • Porträtfotos, Bilder, Videoüberwachung-Aufnahmen und Video-/Audioaufzeichnungen von schulischen und außerschulischen Aktivitäten. 

Sonstige sensible personenbezogene Daten

  • Familieninformationen, die für das Wohlergehen und Glück eines Kindes relevant sind
  • Elterliche Erlaubnis für Mittelschüler, Bibliotheksbücher mit nicht jugendfreien Inhalten auszuleihen
  • Glaube/Weltanschauung/religiöse Überzeugungen, die für den Zweck der Schule und das Aufnahmeverfahren relevant sind
  • IP-Adressen und damit verbundene Internetnutzung zur Überwachung der sicheren Nutzung
  • Zitate und Fotos, die von den Journalismus- und Jahrbuchklassen für den Druck in der Schülerzeitung und im Jahrbuch gesammelt wurden 
  • Persönliche Informationen über Schüler, die im Rahmen von Persönlichkeitstests erhoben wurden (für die Berufsberatung)
  • Von Schülerinnen und Schülern übermittelte persönliche Informationen über deren Pläne/Ziele und Kommentare von Lehrkräften oder anderen Schulmitarbeitenden, die bei der Abschlussfeier vorgelesen werden. 
  • Im Rahmen der Beratung offengelegte Details und Informationen, die für die Umsetzung unserer Schutzrichtlinie relevant sind (werden streng vertraulich behandelt)
  • Reisepläne
  • In Fällen, in denen sich Eltern um eine Anstellung bei der BFA bewerben, den Status ihrer Bewerbung.

4. Für Mitarbeiter, Bewerber und Freiwillige 
4.1. Warum sammelt und verwendet die Schule personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Bewerbern und Freiwilligen?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Aufgabe zu erfüllen, eine qualitativ hochwertige, internationale christliche Ausbildung anzubieten, die ihre Schüler dazu befähigt, ihre Welt durch biblisches Denken, Charakter und Handeln zu beeinflussen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten aus den folgenden Gründen. 

Mobilization: Unser Bewerbungsverfahren soll die Grundlage für eine effektive Partnerschaft zwischen der BFA und ihren Mitarbeitern und Freiwilligen schaffen. Ein wichtiges Ziel ist es, Sie kennenzulernen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, uns kennenzulernen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um so weit wie möglich sicherzustellen, dass unsere Schule und unser Angebot gut zu Ihnen und Ihren Erwartungen hinsichtlich Ihres Dienstes und Ihrer Karriere passen. 

Human Resources: Wir unterstützen die Mitarbeiter, damit diese sich um die Schüler und ihre Familien kümmern können. Da Transformation einer unserer Grundwerte ist, ist es wichtig, wer Sie während Ihrer Tätigkeit bei BFA werden. Wir möchten, dass Sie in Ihrer Arbeit ermutigt, mit Ressourcen ausgestattet und unterstützt werden, um so die Stabilität und Langlebigkeit Ihrer Erfahrung bei BFA zu erhöhen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten:

  • um Ihre Anliegen in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit und Fragen zu Beschäftigung/Freiwilligentätigkeit zu kümmern.
  • um Sie bei der Suche und Aufrechterhaltung angemessener Wohnverhältnisse unterstützen.
  • um Ihnen als Ressourcenzentrum zur Seite zu stehen, das Sie beim Leben und Arbeiten in Deutschland unterstützt.
  • um Sie beim Übergangsprozess beim Eintritt in und Austritt aus der BFA oder bei Ihrer Freiwilligentätigkeit bei der BFA zu unterstützen.
  • um Ihren Beurteilungsprozess im Rahmen der regelmäßigen Kommunikation mit Ihren Vorgesetzten zu erleichtern.
  • um Sie bei Ihren Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis-Anträgen zu unterstützen. 

People Services, Operations and External Affairs: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um physische und Online-Sicherheit zu gewährleisten, die Finanzen/das Gehaltsabrechnungssystem der Schule zu verwalten, die virtuelle Teilnahme an Schulveranstaltungen zu ermöglichen, für die Schule zu werben und Spendenaktionen sowie Forschung zur Entwicklung und Wirkung der Schule durchzuführen. 

Rechtliche Verpflichtungen und Notfälle: Wir verarbeiten personenbezogene Daten gelegentlich, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn dies im lebenswichtigen Interesse einer Person liegt.  Beispielsweise, um einer lokalen Behörde Bedenken hinsichtlich des Wohlergehens eines Schülers zu melden, um ihn gegenüber der Polizei zu identifizieren oder im Rahmen eines medizinischen Notfalls.

4.2. Welche Arten von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Bewerbern und Freiwilligen werden von uns verarbeitet?

Kontaktangaben

  • Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse

Qualifikationen, Angaben zum Lebenslauf und polizeiliche Führungszeugnisse

  • Informationen, die uns in Bewerbungsformularen, Lebensläufen und vertraulichen Referenzformularen zur Verfügung gestellt werden
    • Wir verarbeiten auch Daten, die von Entsendungsagenturen bereitgestellt werden 
    • Ergebnisse von Strafregisterüberprüfungen, die für Personen, die in der Nähe von Minderjährigen arbeiten, gesetzlich vorgeschrieben sind

Informationen zum Reisepass/zur Aufenthaltserlaubnis

  • Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Pass-/Residenzkartennummern, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Geschlecht, Augenfarbe, Größe, biometrisches Foto, Unterschrift. 

Gesundheitsinformationen 

  • zur Einhaltung des Masernschutzgesetzes gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. 

Fotos, Videos und Tonaufnahmen

  • Porträtfotos, Bilder, Videoüberwachung-Aufnahmen und Video-/Audioaufzeichnungen von schulischen und außerschulischen Aktivitäten.  

Andere sensible personenbezogene Daten

  • Informationen über Ihre Familie, die für das Wohlergehen und Glück Ihrer Familie im interkulturellen Kontext relevant sind
  • Glaube/Weltanschauung/religiöse Überzeugungen, die für den Zweck der Schule und das Bewerbungsverfahren relevant sind
  • IP-Adressen und damit verbundene Internetnutzung zur Überwachung der sicheren Nutzung
  • Zitate und Fotos, die von den Journalismus- und Jahrbuchklassen für den Druck in der Schülerzeitung und im Jahrbuch gesammelt wurden 
  • Informationen, die für die Umsetzung unserer Schutzrichtlinie relevant sind (werden streng vertraulich behandelt)
  • Reisepläne
  • In Fällen, in denen das Kind eines Bewerbers sich um die Aufnahme als Schüler bei BFA bewirbt, der Status des Aufnahmeverfahrens des Schülers.

5. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten 
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke, weil:

  • sie für die Erfüllung eines Vertrags (z. B. eines Schulvertrags oder eines Arbeitsvertrags) oder zur Vorbereitung eines solchen auf Ihren Wunsch hin erforderlich sind;
  • es für die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist. In diesem Zusammenhang können wir personenbezogene Daten zur Ausübung oder Erfüllung von Rechten oder Pflichten verwenden, die uns im Zusammenhang mit der Beschäftigung gesetzlich zustehen oder auferlegt werden, und/oder zur Verhütung und Aufdeckung von Straftaten und zur Unterstützung von Ermittlungen (einschließlich strafrechtlicher Ermittlungen) durch die Polizei und andere zuständige Behörden;
  • es für unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist. Zu unseren „berechtigten Interessen“ gehören unser Interesse daran, unseren Schülern die bestmögliche Ausbildung zu bieten, die Beziehungen zu den Mitgliedern der Schulgemeinschaft zu pflegen und die Schule nach den höchsten Standards zu leiten und zu betreiben.
  • es notwendig ist, die lebenswichtigen Interessen einer Person zu schützen (unter bestimmten begrenzten Umständen, beispielsweise wenn ein Schüler während seiner Anwesenheit in der Schule einen lebensbedrohlichen Unfall oder eine lebensbedrohliche Erkrankung erleidet und wir seine personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, um sicherzustellen, dass er unverzüglich angemessene medizinische Versorgung erhält);
  • sie für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • es ist aus Gründen des erheblichen öffentlichen Interesses, einschließlich zu Schutzzwecken, erforderlich;
  • es für medizinische Zwecke erforderlich ist, einschließlich medizinischer Diagnosen und der Bereitstellung von Gesundheitsversorgung oder Behandlung für Schüler, der Verwaltung damit verbundener Gesundheitssysteme und/oder der Beurteilung der Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitern;
  • es für Archivierungs-, Forschungs- oder statistische Zwecke erforderlich ist;
  • wir die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Person dazu haben.

6. Wie erheben, verarbeiten, teilen und speichern wir personenbezogene Daten? 
Die Daten werden in der Regel direkt von der betroffenen Person (oder im Falle von Schülern von deren Eltern) erhoben und in digitaler Form oder als Ausdruck gespeichert. In einigen Fällen erheben wir Daten von Dritten (z. B. früheren Schulen oder Referenzpersonen).

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust oder Veränderung sowie vor unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Wir treffen keine Entscheidungen auf der Grundlage einer „vollautomatisierten“ Verarbeitung personenbezogener Daten. 

Einige unserer Systeme werden von Drittanbietern bereitgestellt, z. B. OpenApply, Google Workspace for Education, PowerSchool und Planning Center. Weitere Informationen finden Sie in unserer vollständigen Datenschutzerklärung unter diesem Link.

Personal data is generally deleted when it is no longer required for the purposes for which it was collected or otherwise processed. This does not apply if we are obliged to store the data for a longer period due to retention obligations under tax or commercial law (in accordance with the German Commercial Code (HGB), German Criminal Code (StGB) or German Fiscal Code (AO)). 

Wenn Sie Ihre Einwilligung nicht erteilt haben, aber weiterhin in aktivem Kontakt mit uns stehen, werden wir die vorhandenen Daten, die für den neuen Zweck erforderlich sind, speichern und verarbeiten. Aktiver Kontakt mit uns bedeutet, dass Sie unsere Dienste weiterhin in Anspruch nehmen ( Einschreibung, Erhalt von Newslettern, Publikationen und Einladungen zu Sonderveranstaltungen), persönlichen Kontakt mit uns haben und/oder uns als Spender und/oder Freund unterstützen. In solchen Fällen gilt die Löschfrist für bestimmte Daten nur, wenn Sie nicht mehr aktiv mit uns in Kontakt stehen. 

Wir speichern personenbezogene Daten nur für legitime Zwecke, wobei wir uns auf eine oder mehrere der oben genannten Rechtsgrundlagen stützen, und nur so lange, wie es für diese Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.
7. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten? 
Sie haben gemäß der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten zu diesen Rechten finden Sie hauptsächlich in den Artikeln 15 bis 18 und Artikel 21.

Auskunftsrecht – Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten. 

Recht auf Berichtigung – Wenn die Daten, die wir über Sie gespeichert haben, nicht korrekt sind oder nicht mehr korrekt sind, haben Sie das Recht, die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung – Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Ihr Recht auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob wir Daten über Sie noch benötigen, um unseren Vertrag oder gesetzliche Aufgaben zu erfüllen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Einschränkung schließt die Verarbeitung der Daten nicht aus, wenn ein wichtiges öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht. 

Widerrufsrecht – Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Eine E-Mail an uns reicht aus, um sicherzustellen, dass die auf Ihrer Einwilligung beruhende Datenverarbeitung (z. B. Veröffentlichung von Fotos) künftig nicht mehr fortgesetzt wird. 

Widerspruchsrecht – Sie haben das Recht, unserer Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) zu widersprechen, sofern es sich um Direktwerbung handelt oder Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. 

Beschwerderecht – Wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihrer Anfrage nicht oder nicht vollständig nachgekommen sind, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart. Website: www.lfdi-bw.de). 

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten – Wir werden in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage antworten. Falls wir länger als einen Monat benötigen, um die Angelegenheit endgültig zu klären, erhalten Sie eine vorläufige Antwort. 
8. Wo können Sie weitere Informationen finden? 
Weitere Informationen finden Sie hier: